Ogarnąć galimatias, czyli kilka słów o ewidencji kolekcji [+ plik do pobrania].

Świetną praktyką jest ewidencjonowanie swojej kolekcji już od samego początku przygody z kolekcjonowaniem banknotów. Nie ma tu jednej, słusznej drogi, a każdy może to robić na swój własny sposób. Pozwól, że przedstawią Ci mój własny.

Już w 1980 r. Pan Marian Kowalski w swoim „Vademecum kolekcjonera monet i banknotów polskich” w rozdziale poświęconym ewidencji walorów napisał tak: „Trudno pominąć fakt, że w tej mierze w instytucjach, jak również u prywatnych kolekcjonerów istnieje wielki galimatias. Stwierdziłem w szeregu kolekcjach, że po dzień dzisiejszy nie ma ujednoliconej formy kartoteki”. Od tamtego czasu minęło 45 lat, ale pewnie u wielu kolekcjonerów dalej panuje taki „galimatias” 😊 Pomyślałem więc, że podzielę się z Wami moim pomysłem na prowadzenie ewidencji kolekcji. A jeśli kogoś przekonam do mojego pomysłu, to dzielę się również przykładowym plikiem.

Jak to wygląda u mnie?

U mnie od samego początku rządził plik w Excelu. Nigdy nie bawiłem się w papierową kartotekę, ponieważ nie daje ona takich możliwości jak Excel. Jakie to możliwości? Ano na przykład: sumowanie wartości, możliwość sortowania, filtrowania oraz szybkiego wyszukiwania walorów, wstawianie linków do skanów lub licytacji itp.

Co więcej, z opracowanego pliku jestem bardzo zadowolony i myślę, że z czystym sumieniem mogę go Wam polecić i udostępnić. Nie trzeba być excelowym ekspertem (ja również nim nie jestem), żeby taki plik stworzyć i się po nim poruszać. A że wpis powstał właśnie z myślą o osobach, które nie są biegłe w Excelu, pozwólcie, że wszystko opiszę bardzo szczegółowo i najprościej jak się da.

Struktura ewidencji.

Zacznijmy od tego, że do stworzenia takiego pliku będziesz potrzebować programu Microsoft Excel lub jakiegoś odpowiednika (np. OpenOffice Calc).

Na samym dole ekranu w najniższym wersie widzisz arkusze, które możesz przełączać.

Możesz dodawać kolejne i zmieniać ich nazwy. Te arkusze wykorzystamy jako podzbiory swojej kolekcji: możesz stworzyć arkusz, w którym będziesz ewidencjonować walory z danego okresu albo danego rodzaju (np. wzory, banknoty kolekcjonerskie NBP, banknoty testowe, falsyfikaty itp.). Przesuwając te arkusze możesz zmieniać ich kolejność, a dwukrotne kliknięcie w nazwę umożliwi jej edycję.

W przykładowym pliku stworzyłem więc trzy arkusze o nazwach Okres1, Okres2 i Okres3, a Ty możesz sobie je edytować, dodawać, przesuwać lub usuwać. Dodatkowo jest arkusz „Kolekcjonerskie NBP”, gdzie wymienione są wszystkie dotychczasowe banknoty kolekcjonerskie NBP, a także arkusz „Wartość kolekcji” gdzie automatycznie sumują się wartości banknotów z wcześniejszych arkuszy (jeżeli nie chcesz podawać wartości rynkowej poszczególnych banknotów to możesz ten arkusz usunąć).

Wyłącznie od Ciebie zależy, jak podzielisz swoją kolekcję na poszczególne arkusze. Również dobrze możesz wszystko wrzucać do jednego arkusza. Ale możesz też podzielić wszystko okresami oraz dodać dodatkowe arkusze na wzory, falsyfikaty, banknoty testowe itp. itd.

W każdym tak stworzonym arkuszu jest tabelka z następującymi kolumnami:

1. L.P. – a więc liczba porządkowa w danym podzbiorze zaczynając od 1;
2. NOMINAŁ - nominał banknotu;
3. ROK - rok widniejący na banknocie (a nie rok wyemitowania banknotu, który może być późniejszy);
4. SERIA - pełna seria widniejącą na banknocie;
5. STAN - starasz się jak najrzetelniej określić stan banknotu, a jeżeli banknot jest w gradingu to podajesz oznaczenie firmy gradującej i notę;
6. NUMER KATALOGOWY - podajesz pozycję w wybranym przez siebie katalogu. Ja podaję numer z katalogu Pana Czesława Miłczaka, ale oczywiście możesz bazować na innym katalogu.
7. DATA NABYCIA - data zakupu banknotu;
8. NABYTE OD – dane sprzedającego i miejsce kupna (np. FB, Allegro, OLX, OneBid, giełda, sklep stacjonarny);
9. ZAPŁACONA CENA – kwota zapłacona za walor;
10. WARTOŚĆ RYNKOWA - uśredniona wartość rynkowa tego banknotu. Wartość ta może się znacznie różnić od wartości podanej w kolumnie „Zapłacona cena” – mogłeś coś przecież bardzo korzystnie kupić lub gorzej – dosyć mocno przepłacić. Co więcej, wartość w kolumnie „Zapłacona cena” będzie niezmienna, natomiast wartość rynkową możesz co jakiś czas uaktualniać (kierując się najnowszymi cennikami lub wynikami aukcji). Oczywiście możesz pominąć tą kolumnę, ale dzięki niej (i opcji sumowania) jesteś w stanie w każdym momencie sprawdzić, ile jest warta Twoja kolekcja.
11. SKAN – tu możesz wrzucić link do skanu danego waloru. Aby to zrobić musisz wybrać to pole, a następnie w menu górnym wybrać „Wstawianie” -> „Link” i wskazać plik graficzny. Dzięki temu w ułamku sekundy wyświetlisz skan swojego waloru. Oczywiście, jeżeli nie skanujesz swoich banknotów to możesz pominąć tą kolumnę.
12. UWAGI - bardzo przydatna kolumna, gdzie można wrzucić cokolwiek – link do aukcji, informacje o okolicznościach zakupu, link do artykułu o walorze.

Oczywiście kolumny również możesz przesuwać i edytować. U mnie pierwsza jest kolumna z nominałem, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby zacząć ewidencje od roku emisji albo numeru katalogowego.

Tak jak pisałem już wcześniej – jestem bardzo zadowolony z takiej ewidencji. Od razu widzę jakie banknoty mam, kiedy, od kogo i za ile je kupiłem, a także jaka jest ich przybliżona wartość. Dzięki skanowaniu walorów i zamieszczaniu hiperłączy do skanów w ewidencji od razu mam też ich podgląd.

Plik dla Ciebie.

Jeżeli chcesz spróbować prowadzić taką ewidencję, to przygotowałem dla Ciebie plik do pobrania, oczywiście za darmo 😊 Możesz go pobrać tutaj. Niech Ci służy!

Pobierz plik "Ewidencja kolekcji [Banknociarz.pl].xls".

Bonus - dodatkowy plik z ewidencją wydatków.

Osobiście mam jeszcze jeden plik, który poświęcony jest mojemu prywatnemu controllingowi finansowemu 😊 Czyli plik, w którym spisuję wszystkie swoje wydatki związane z banknotami.

Utworzenie takiego pliku polecam wszystkim tym, którzy przez jakiś przypadek nie wygrali w lotka i starają się kontrolować swoje wydatki. Sam mam ustalony miesięczny limit wydatków na banknoty i inne rzeczy związane z moim hobby.

Tym razem poszczególne arkusze to kolejne miesiące danego roku kalendarzowego. W każdym takim arkuszu (miesiącu) mam tabelkę, w której wpisuję, kiedy dokładnie, co, za ile i od kogo kupiłem. Kolumna z zapłaconą ceną automatycznie się sumuje, więc od razu widzę, ile w danym miesiącu wydałem. A w pierwszym arkuszu mam podsumowanie – wymienione wszystkie miesiące, formuła SUMA, która mówi mi, ile wydałem w całym roku oraz formuła ŚREDNIA, która mówi mi, ile to średnio wychodzi na miesiąc.

Dzięki takiemu zestawieniu od razu widzę, ile wydałem na swoje hobby w danym miesiącu/okresie/roku i wiem na co sobie mogę jeszcze pozwolić.

Gorąco polecam (zarówno taką ewidencję, jak i dyscyplinę finansową przy tym hobby) 😉   

Pozdrawiam

Banknociarz Adam

Zobacz również inne wpisy na blogu!

Chcesz skorzystać z treści zamieszczonych na Banknociarz.pl? Żaden problem, ale nie bądź łobuz i nie rób tego bez mojej wiedzy.

Dużo czasu poświęciłem, aby stworzyć tą stronę i byłoby super, gdybyś udostępnił moje treści za moją wiedzą i z oznaczeniem skąd je wziąłeś. Będę niezmiernie wdzięczny.

Kolekcjonowanie polskich banknotów to świetna frajda i moja pasja. Stworzyłem tą stronę, aby zebrać w niej wszystkie najcenniejsze informacje dla każdego początkującego kolekcjonera. Jeżeli chcesz wziąć udział w tworzeniu Banknociarz.pl to serdecznie zapraszam Cię do kontaktu!

Śledź Banknociarza na FB!

Menu

Kontakt - pisz śmiało!

kontakt@banknociarz.pl